第6698号《个人数据保护法》（KVKK）为土耳其境内的数据处理建立严格框架。对于在土耳其境外运营、但处理境内个人数据的实体，数据控制者代表角色是一项关键合规要求。本指南深入介绍该角色涉及的法律定义、强制职责及登记程序。
1. 法律依据与定义
根据《数据控制者登记条例》，任何非土耳其居民数据控制者依法均有义务任命代表。数据控制者代表定义为在土耳其设立的法人或具有土耳其国籍的自然人，获授权在与法律及配套法规有关的特定事项上代表外国控制者。该个人或实体是外国数据控制者与个人数据保护局（主管机关）之间的主要联络窗口。
2. 外国控制者的强制任命
位于境外的数据控制者必须在开始于土耳其处理个人数据前，完成任命并通过代表在数据控制者登记系统（Sicil）登记。外国实体常犯的错误是尝试使用自身国际信息或“联系人”的信息登记，而非正式代表的信息；此类申请被视为无效，并可能导致法律问题。登记通过数据控制者登记信息系统（VERBİS）办理，该系统为主管机关管理的互联网信息系统。
重要提示： 外国实体不能使用自身国际信息或“联系人”的信息登记——有效申请需要正式的数据控制者代表。
3. 必要职责与权限
任命代表并非仅属形式，而是带有具体法律责任。根据条例第11条，代表权限至少必须包括：
- 官方往来：代表数据控制者接收并接受主管机关的通知或往来函件。
- 请求管理：将主管机关的请求转交控制者，并将控制者答复提交主管机关。
- 数据主体申请：接收数据主体（个人）向控制者提出的申请，并转交控制者。
- 转交答复：转交数据控制者对数据主体申请的答复，除非个人数据保护委员会另有规定。
- 登记管理：代表控制者办理登记系统（VERBİS）相关的一切必要行动及事务。
4. 任命与登记程序
设立代表的程序同时涉及法律文件及技术登记步骤。
第1步：正式决定
外国数据控制者必须通过其获授权机构或人员作出任命代表的正式决定。须准备该决定的经认证副本，以在登记过程中提交主管机关。
第2步：访问VERBİS
代表通过主管机关的官方网站访问VERBİS系统，网址为 www.kvkk.gov.tr。在VERBİS主页，代表选择“居住在境外的数据控制者”选项以开始申请。
第3步：录入数据
代表录入外国控制者的名称、电子邮箱、电话号码、地址及居住国。关键是，还必须录入代表任命决定的日期及编号。
第4步：代表身份识别
代表随后录入自身身份信息（个人为土耳其身份证件号码，法人为税务识别号码）。对于个人，系统通过MERNİS数据库核验详情；对于法人，则连接税务总局（GİB）系统。
第5步：提交实物文件
在VERBİS保存信息后，代表生成PDF申请表。该表必须打印、签字（法人须盖章/加盖印鉴），并与任命决定经认证副本一同发送至主管机关安卡拉总部。可亲自递交、邮寄或快递。代表如有注册电子邮件（KEP）地址，可将表格及决定以数字形式发送至主管机关KEP地址。
注意： 申请实物文件送达主管机关安卡拉总部前，登记程序不视为完成。
5. 区分代表与联系人
代表与联系人（İrtibat Kişisi）之间存在重要区别。
- 代表具有在法律事务中代表外国控制者的法定权限。
- 联系人是代表在VERBİS程序中任命的自然人，用于促进与主管机关的日常沟通。
联系人无权依据法律或条例代表数据控制者。其角色仅为沟通，代表必须在自身登录凭据获批后，在VERBİS门户中指定该人员。
6. 持续合规与制裁
合规是一项持续义务，而非一次性登记。VERBİS登记的任何信息变更时——如代表联系方式或控制者地址——代表必须在七日内通过VERBİS报告这些变更。
未履行通过代表在登记系统登记的义务，将受到第6698号法律第18条所述行政罚款。还须注意，任命代表不消除数据控制者在法律下固有的责任；控制者仍负责确保全部数据处理活动符合土耳其标准。
制裁警示： 不遵守VERBİS登记义务的行政罚款严厉。登记信息变更必须在七日内报告。
7. 外国数据控制者登记须采取哪些步骤？
登记程序涉及以下步骤：
第1步：任命数据控制者代表
外国数据控制者依法有义务任命数据控制者代表，其必须为在土耳其设立的法人或具有土耳其国籍的自然人。
- 正式决定：外国控制者的获授权机构必须作出任命代表的正式决定。
- 经认证副本：必须准备该任命决定的经认证副本，因为这是申请所需文件。
第2步：通过VERBİS进行初始在线申请
获任命代表通过www.kvkk.gov.tr上的数据控制者登记信息系统（VERBİS）启动登记。
- 选择类别：在VERBİS主页，代表选择“居住在境外的数据控制者”。
- 录入数据：代表录入外国控制者的名称、联系方式及居住国，以及代表任命决定的日期及编号。
- 代表身份识别：代表提供自身身份信息（土耳其身份证件号码或税号）及联系方式。
第3步：提交实物文件
实物文件提交个人数据保护局前，登记尚未完成。
- 生成PDF：在VERBİS保存信息后，系统生成PDF申请表。
- 签字与递交：该表必须打印、签字（法人须盖章），并与任命决定经认证副本一同发送至主管机关安卡拉总部。可通过邮寄、快递或注册电子邮件（KEP）办理。
第4步：取得登录凭据并任命联系人
- 登录凭据：主管机关批准申请后，将用户名及密码发送至申请中指定的电子邮箱。
- 指定联系人：代表使用这些凭据登录VERBİS，并须任命一名“联系人”（İrtibat Kişisi）。联系人必须为居住在土耳其的自然人，负责促进与主管机关沟通。
第5步：完成数据处理通知
最后的技术步骤由获任命联系人使用其e-Devlet凭据登录VERBİS后完成。
- 基于清单录入：联系人依据控制者的个人数据处理清单，录入数据类别、处理目的、接收方群体、存储期限及安全措施详情。
- 最终批准：联系人点击“Onayla ve Kuruma Gönder”（批准并发送至主管机关），使状态变更为“有效通知”，程序即告完成。
注意： 登记信息的任何变更，必须由代表在七日内更新。不遵守这些登记义务将受到行政罚款。
结论
对于外国数据控制者，数据控制者代表是其在土耳其法律存在的基石。确保代表具备适当资格、正式获任命并在VERBİS正确登记，国际组织即可维持KVKK合规，并为在土耳其司法管辖范围内处理个人数据营造安全环境。
数据控制者代表常见问题
什么是数据控制者代表？
数据控制者代表是在土耳其设立的法人或具有土耳其共和国国籍的自然人，获授权在接收通知、与主管机关沟通及办理VERBİS事务等特定事项上，代表未在土耳其设立的数据控制者。
谁有义务任命代表？
未在土耳其设立的数据控制者，必须在开始于土耳其处理个人数据之前任命代表，并通过该代表在数据控制者登记系统（VERBİS）登记。
代表的主要职责及权限是什么？
代表权限至少必须包括以下内容：接收主管机关作出的通知或往来函件。将主管机关请求转交数据控制者，并向主管机关提交数据控制者答复。接收数据主体申请并转交数据控制者。代表数据控制者办理VERBİS相关的全部工作及事务。
数据控制者代表与联系人有何区别？
数据控制者代表有权依法代表外国数据控制者，联系人则是仅为确保与主管机关沟通而任命的自然人，不具有代表权限。代表为境外数据控制者将联系人信息录入登记系统。
代表任命程序如何进行？
外国数据控制者的获授权机构必须作出任命代表的决定。登记申请时，代表向主管机关提交该决定的经认证副本。
VERBİS登记与程序常见问题
什么是VERBİS？
VERBİS（数据控制者登记信息系统）是可通过互联网访问的IT系统，供数据控制者申请登记及办理其他登记相关事务。
登记信息变更时应如何处理？
登记系统中记载的任何信息发生变更时，数据控制者有义务自变更发生之日起七日内，通过VERBİS通知主管机关。
如何通过VERBİS完成登记申请？
信息录入VERBİS后，系统生成PDF申请表。代表必须将该表亲笔签名并盖章后发送至主管机关（或通过KEP——注册电子邮件——发送）。申请实物文件送达主管机关前，登记程序不视为完成。
哪些数据处理活动免于登记义务？
预防犯罪所必需的某些活动、处理数据主体自行公开的数据，或保护国家经济及财政利益的活动，可免于登记义务。此外，委员会可依据年度员工人数或年度财务资产负债表总额等标准引入豁免。
不遵守登记义务会受到什么制裁？
违反登记及通知登记系统义务者，依照法律处以行政罚款。公共机构发生此类不合规时，对相关人员适用纪律规定。
外国数据控制者登记须采取哪些步骤？
登记程序包括：(1) 任命数据控制者代表，其须为在土耳其设立的法人或具有土耳其国籍的自然人；(2) 在www.kvkk.gov.tr通过VERBİS选择“居住在境外的数据控制者”，启动在线申请；(3) 向主管机关安卡拉总部提交包括已签署PDF申请表及任命决定经认证副本的实物文件；(4) 从主管机关取得登录凭据，并任命联系人（İrtibat Kişisi）；(5) 录入清单详情并点击“Onayla ve Kuruma Gönder”（批准并发送至主管机关），完成数据处理通知。